Google révolutionne la gestion des courriels
- Écrit par JOOMLA MONTRÉAL
- Publié dans Techno & CMS
Je reçois une centaine de mails par jour, mes courriels prioritaires se noient parmi les courriels moins importants. Parfois je n'arrive plus à répondre à mes courriels dans les temps qu'il faut, mes clients sont souvent frustrés de tant de lenteur et me relancent sans cesse par messagerie instantanée ou par les coups de téléphones...
Je passe beaucoup de temps à trier mes courriels et faire de mon mieux pour distinguer les courriels lus, non lus, les courriels faits ou à faire, etc...
Je finis mes journées avec un épuisement intellectuel et une impression de travail non terminé malgré toute l'énergie que j'y mets...
Je ne compte pas les fois où je me suis retrouvé dans une situation où je m'aperçois après plusieurs semaines que je n'ai pas répondus à un courriel important. Pire encore, il m'est même arrivé de perdre des clients potentiels, simplement, car je ne me souvenais plus de leur avoir fait une proposition et que je devais les relancer...
Google a développé une solution pour ça !
C'est le petit frère de Gmail, il s'appelle INBOX ! C'est un outil qui est une nouvelle expérience de gestion d'une boite de courriels, Google a bien flairé le coup et ont proposé cette solution à des bêta testeurs depuis fin 2014. Depuis l'été 2015 la solution est ouverte à tous.
Le principe est simple :
Votre messagerie se présente comme un « Fil d'actualités ». L'interface est dépouillée, aérée. Quand vous ouvrez votre boite les choses importantes s'affichent en premier plan et les courriels moins importants en second plan.
Chaque courriel peut avoir trois statuts:
- "Non lu" / "lu" (comme dans toutes les boites de courriels traditionnelles)
- "Fait" : Quand un courriel est traité et que vous n'avez plus besoin de le voir au premier plan, vous le marquez comme Fait/Traité et il disparait de votre vue sans qu'il ne soit effacé.
- "En Attente" : Quand vous mettez un courriel en attente, plusieurs façons sont possibles pour vous permettre d'être notifié au bon moment :
- Vous repoussez le courriel au lendemain ou à une date et heure précise. Vous repoussez le traitement du courriel à un lieu précis. Ou simplement le repousser à une date indéterminée.
- Vous pouvez à tout moment afficher les courriels marqués comme faits, ou en attente, avec un raccourci rapide.
Apperçu de l'interface épurée de Google Inbox
La force du système :
Le point crucial de ce système est que votre vue sur votre boite devient dégagée, « out » les courriels déjà lus et inutiles. Après un tri initial et quelques jours d'utilisation, vous devenez de plus en plus serein sur le fait que vous allez être notifié au bon moment et que vous répondez à vos courriels importants beaucoup plus rapidement.
Exemple : Vus recevez un courriel d'un client qui vous demande une estimation pour au plus tard la semaine prochaine, vous savez que vous pouvez préparer cela en 2h de temps mais aujourd'hui vous êtes déjà très pris ou indisponible : Avec Google Inbox en deux clics vous repoussez le courriel à une échéance d'une semaine, le mail disparait de votre vue et réapparaitra en tête de votre fil d'actualités au bon moment et vous le traiterez à temps !
Autre exemple : vous avez répondu à un client et vous devez vous rappeler qu'il doit vous répondre dans quelques jours, là aussi en quelques clics, vous définissez un rappel en deux clics dans quelques jours, si le client ne vous réponds pas vous serez rappelé et vous allez le relancer : Votre client saura apprécier votre réactivité et se sentira entre de bonnes mains.
Autres avantages :
- Google ont fait un travail extraordinaire pour proposer un outil aéré, simple et rapide d'utilisation. Vous ne passerez plus autant de temps à trier vos courriels.
- Vous pouvez grouper un certain genre de courriels par groupes, de telle façon que votre fil d'actualités ne soit pas encombré. Google Inbox groupe d'office les courriels de notifications, promotions, d'achats, etc... en groupe prédéfinis et vous pouvez en créer d'autres, selon des règles précises. Le marquage en « Fait », « En Attente » ou « Corbeille » peut se faire en deux clics vous épargnant un temps précieux de tri et une économie considérable de clics.
- L'application iOS/Android a été pensée pour l'efficacité, le moins d'actions possibles pour une efficacité maximale. Il y a même un système de rappel par géolocalisation, par exemple vous recevez un courriel important le soir et vous mettez un rappel pour quand vous arrivez au bureau. Google Inbox vous présente donc le mail au premier plan dès que vous arrivez sur votre lieu de travail.
Quand vous classez tous vos courriels et que vous avez terminé les objectifs de votre journée, un message sympatique s'affiche :-)
En Résumé :
Google Inbox a été pensé d'une façon très intelligente, c'est à la fois une boite de courriels couplée à un Agenda et couplée aussi à un système d'aide de gestion du temps et des priorités, à mi-chemin entre un gestionnaire de tâches et un gestionnaire de la relation clients.
A mon avis cet outil à de beaux jours devant lui qui est déjà devenu pour moi un outil indispensable.
Pour plus d'informations sur les fonctionnalités, je vous invite à voir cette vidéo explicative (La vidéo date de l'époque de sa sortie en bêta test) :
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