Ces dernières années le web à connu une vraie explosion technologique, et ce n'est que le début car l'accélération va continuer et l'engouement va encore s'accroître.

Les clients n'ont pas souvent conscience de toute la complexité d'intégrer toutes ces technologies ensemble, et il arrive souvent que les agences web ne préparent pas assez bien le client à cette complexité et sont contraints à accepter de prendre en charge des projets avec des budgets minimaux. La conséquence est que les coûts de création de ces projets explosent et une relation client conflictuelle s'installe causant du stress coté client et du stress coté production.

Nos conseils pour éviter les mauvaises situations:

• Définissez un processus de production: Un client qui sais comment va se passer la création de son site est un client qui va avoir de la visibilité et qui va savoir se positionner sur l'état d'avancement de son projet. Il vous stressera moins sur les délais et ses relances.

Un processus clairement défini permettra aussi à votre équipe d'avoir de la visibilité sur les étapes et d'agir efficacement en prenant la bonne décision et en s'organisant bien à l'avance.

• Le cahier des charges: Un projet sans cahier des charges est un projet non maîtrisé qui ouvre la porte à tous les dépassements. Le cahier des charges est le "contrat" entre l'agence web et le client qui défini clairement le périmètre du projet et vous permettra de mieux estimer le budget.

Si le client n'a pas de cahier des charges, réalisez-le pour lui, ça prendra quelques heures de plus mais vous gagnerez du temps à la fin du projet. Le cahier des charges limitera le client dans ses demandes supplémentaires.

• Un client conscient du budget: Un client qui connait votre processus de production et qui a validé le cahier des charges, prendra pleine conscience du volume de travail que ça implique, et sera rassuré de voir que vous soyez réfléchi et organisés, il vous accordera plus de confiance et acceptera facilement plus de budget pour vous permettre de réussir votre mission.

En conclusion: Prenez le temps de réfléchir et de définir votre processus de travail et que votre équipe et les clients le connaissent, préparez les projets avec un cahier des charges et faites le valider par le client.

Le cahier des charges

DÉFINITION

Le cahier des charges peut porter divers noms selon les fournisseurs : Plan stratégique, mandat, briefe client, document de planification, etc. Peu importe son appellation, il décrit précisément les besoins auxquels la solution recherchée doit répondre et permet aux fournisseurs d'établir un estimé de production adéquat.

Un cahier des charges réussi permet de rédiger un appel d'offres complet et donc d'obtenir de meilleures soumissions, car les fournisseurs sont en mesure de bien cerner vos besoins et d'établir un échéancier et un budget plus réalistes. Il permet aussi de constituer une grille d'évaluation pragmatique pour choisir le meilleur prestataire parmi les soumissions reçues.

L'appel d'offres sera constitué de tout ou partie du cahier des charges, selon le degré de confidentialité du contenu.

CONTENU HABITUEL

À PROPOS DE VOUS

• Présentation succincte de votre organisme et du marché dans lequel il évolue
• Présentation du mandat
• Corrélation entre les objectifs du site et de ceux de votre entreprise :
  • Vision de la communication (pour un site vitrine ou événementiel).
  • Informations sur les catalogues produits ou la logistique (pour un site de commerce électronique).
  • Cibles visées (clients, prospects, fournisseurs).

À PROPOS DE VOTRE PROJET

• Objectifs et précisions techniques du dispositif Internet existant, le cas échéant.
• Liste de fonctionnalités souhaitées (avec exemples ou contre-exemples).
• Définitions des grandes lignes du site (contenus, rubriques, sections) :
  • Contraintes techniques.
  • Contraintes organisationnelles (planification, ressources humaines).
  • Contenus disponibles (textes, photos, base de données, films).

À PROPOS DE L'APPEL D'OFFRES

• Définition du périmètre d'intervention du prestataire
• Description des livrables dans le cadre de l'appel d'offres
• Description des livrables dans le cadre du mandat :
  • Requis spécifiques comme les fonctionnalités inter faces (front-end) et les fonctionnalités serveurs (back-end).
  • Les types de transactions, les besoins pour l'outil de recherche par mot-clé, etc.
  • Mise en place du site; arborescence préliminaire et design du site web (grandes lignes).
  • Spécifications techniques (hébergement, sécurité, disponibilité du code source, standards web).
  • Référencement naturel, plan marketing.
• Calendrier de réalisation; enveloppe budgétaire
• Grille de pondération pour l'évaluation des offres de service

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